¿QUÉ ES UN APPOINTMENT SETTER?

Por: FERNANDO GIRALDO NARANJO (COACH y Estratega en Mercadeo y Publicidad, CEO en FGN Advertising Global Boutique)

Si ya llevas algún tiempo en la gestión comercial, seguramente has escuchado sobre los appointment setters, si aún no has escuchado nada al respecto, no te preocupes en este artículo te explicaré qué es un appointment setter y que papel juega en la estrategia de ventas.

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¿Qué es un appointment setter?

Un appointment setter es una persona que forma parte del equipo de ventas, es quién está un paso antes del closer de ventas. La función principal que tiene es prospectar y generar reuniones de ventas con la finalidad de que el closer de ventas pueda dedicarse a presentación, seguimiento y cierre.

A pesar de ser una figura que se enfoca en agendar reuniones, es común que haga un filtrado inicial, esta cualificación ayuda a que el equipo de ventas reciba prospectos de mayor calidad y con mayores posibilidades de compra, esta función la desempeñan principalmente cuando el setter (appointment setter) tiene experiencia y el equipo comercial cuenta con un gran volumen de reuniones por lo que filtrarlas es prioridad.

El appointment setter, también llamado setter, puede tener distintas funciones según el proceso de ventas establecido y el flujo de acción de la empresa, sin embargo, principalmente su enfoque se basa en la prospección y suministro de contenido preliminar, a través de call center o similares.

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¿Qué ventajas tiene contratar appointment setters?

Tener un equipo de setters ayudará en distintos aspectos a tu equipo comercial, se puede decir que es una figura de vital importancia para escalar, especialmente si el método de ventas es a través de reuniones 1 a 1.

Las ventajas principales de contratarlo son:

• Realizan tareas de prospección: La prospección activa, enfocada en generar reuniones se puede realizar de una mejor manera cuando hay personas dedicadas a esa tarea, ya que el número de contactos y el seguimiento en la etapa previa se puede dar de una mejor manera, incrementando el número de reuniones potenciales.
• Incrementa el flujo de leads: Quizá el punto más fuerte de tener un setter es poder incrementar el flujo de leads, ya que al tener una o más personas enfocadas en agendar reuniones, se puede tener un flujo constante y traducirse a más ventas.
• Costos por lead y por adquisición de clientes bajos: Cuando se realiza con eficiencia la tarea de prospectar y agendar reuniones, el costo por lead y el costo de adquisición de clientes es más económico.
• Mayor capacidad de atención: Al tener un equipo dedicado a prospectar, agendar y cualificar y otro dedicado al resto del proceso de ventas, es posible tener un flujo constante y con mayor capacidad de atención.
• Optimiza el tiempo de tu equipo de ventas: Al ser una figura que participa en la prospección, realiza un filtrado y agenda reuniones definitivamente optimiza la carga de trabajo del equipo de ventas, permitiendo que se enfoquen en presentar y dar seguimiento de una forma más intensiva, permitiendo mejorar la tasa de cierres.
• Incrementa el porcentaje de cierre de ventas: Cuando además de agendar reuniones realizan una cualificación previa se puede incrementar el porcentaje de conversión, ya que llegan sólo aquellos que cumplen con las condiciones mínimas para ser cliente potencial.
• Más control en el proceso de ventas: Al tener más personas involucradas en el proceso de ventas es posible controlar cada uno de los flujos del mismo, permitiendo tener información de las mejoras posibles de una manera más accesible y permitiendo escalar con mayor frecuencia.

¿Qué conocimientos debe tener un appointment setter?

Lo habitual es que un appointment setter sea una persona debería contar con los siguientes conocimientos:

• Dominio de las plataformas digitales: Es cada vez más común que los appointment setters utilicen redes sociales como parte del proceso de prospección, por lo que es de vital importancia que conozcan como usarlas apropiadamente.
• Entendimiento del proceso de ventas: Si bien es cierto que no es necesario que sepa hacer cierres de ventas, un setter debe comprender a la perfección el proceso de ventas, ya que será el encargado de indicarle al prospecto los siguientes pasos a seguir para obtener la información deseada.
• Automatización de marketing (opcional): Es muy favorable que tengan conocimientos de automatización de marketing, ya que de esta manera pueden realizar distintas acciones y utilizar software enfocado en la prospección, aumentando la eficiente.
• Habilidades de prospección (VITAL): La labor principal de un setter es prospectar y agendar reuniones, es por ello que deben tener habilidades de prospección, aunque en algunos casos es posible utilizar a los setters en un proceso inbound (como te explicaré más adelante), lo cierto es que se suelen utilizar más en la prospección outbound.
• Conversación: La labor del setter se basa en habilidades de comunicación y conversación, por lo que deberá tener aptitud para interactuar de manera apropiada, ya que en la mayoría de las ocasiones es el primer contacto que recibe el prospecto, así que esa primera impresión debe ser buena.

¿Por qué los appointment setters están ligados a un productos high-ticket?

Una pregunta muy frecuente es ¿por qué un setter está ligado a high-ticket? la realidad es que la relación se basa en los márgenes de utilidad y la dificultad de la venta, déjame te explico a que me refiero…

En un negocio enfocado a ofertas high-ticket suele haber márgenes de utilidad más grandes por lo que es posible contratar a un equipo más cualificado y abrir cargos para todo lo que sea necesario, por el contrario en low y medium ticket a veces es necesario reducir ya que el margen es más limitado.

Por otra parte, cuando hablamos de high-ticket tenemos la limitante del poder adquisitivo, por lo que el filtrado previo debe ser más riguroso, el equipo de ventas no puede tener contacto con cada prospecto, ya que podría significar una inversión de tiempo muy alta y poco eficiente, sin embargo, el appointment setter puede ser ese primer contacto que guía a quienes no están listos para comprar, los dirige a otros productos en la escalera de valor y les brinda apoyo y seguimiento.

Nuevamente es un rol que ya existe desde hace muchos años en forma de equipos preventa, prospección de mercados, etc. etc. y puede o no, implicar la creación de un embudo de ventas.

*Este artículo fue creado con ayuda de una inteligencia artificial que utiliza ‘Machine Learning’ para producir texto similar al humano, y perfeccionado por la Sala de Prensa de FGN Advertising Global Boutique.

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Cortesía: FERNANDO GIRALDO NARANJO / FGN Advertising Global Boutique.